Goodbye Handakten, Tschüss Papierkram! Alle Informationen findet ihr jetzt gebündelt in eurer digitalen Klientenakte.

Wie wäre es, wenn eure Akten nicht mehr in einem staubigen Schrank liegen würden? Stattdessen habt ihr jederzeit und an jedem Ort Zugriff auf alle Daten, die ihr für eure tägliche Arbeit braucht.

Die Zukunft der Sozialen Arbeit mit der dazu passenden digitalen Klientenakte – genau das könnt ihr gemeinsam mit SODISYS schon heute realisieren. 

Ab jetzt ist die Klientenakte eure Schaltzentrale für alle wichtigen Informationen. Erstmalig könnt ihr genau für eure Einrichtungen bestimmen, welche Daten von euren Klienten digital erfasst werden sollen. Eure Dokumentationen werden chronologisch und nachvollziehbar gespeichert und dargestellt. 

Ihr wollt die Einträge aus dem letzten Monat sehen? Kein Problem, alle Ergebnisse sind nach einer Sekunde für euch sortiert. Ab jetzt könnt ihr gleichzeitig an denselben Klientenakten mit euren Kollegen zusammenarbeiten oder euch über den neuesten Stand austauschen.

Wichtig für euch: ihr habt die volle Kontrolle über eure Klientendaten. DSGVO-konform und sicher! Ab sofort könnt ihr auch ganz genau steuern, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Daten haben. 

Digitale Klientenakte – übersichtlich, individuell, sicher

Alle Klientendaten in einer Übersicht

  • Alle relevanten Informationen über deine Klientinnen und Klienten gebündelt in einer Übersicht. Stamm- und Kontaktdaten sowie personenbezogene Daten (Geschlecht, Alter, Diagnosen, Allergien etc.) sind hier zu finden.
  • Darüber hinaus findet ihr hier alle hinzugefügten Dokumente, die erfassten Termine und das noch verfügbare Stundenkontingent (ambulante Hilfen) oder den aktuellen Teilnahme-/Betreuungsvertrag (stationäre Hilfen)
  • Die richtige Vorlage zur Abrechnung kann automatisch mit der aktuellen Leistungsabrechnung exportiert werden.
  • Die digitale Klientenakte kann einfach in Excel exportiert und so leicht weiterverarbeitet werden.

Individuell festlegen, welche Daten erfasst werden

  • Neben Stammdaten können zusätzlich alle wichtigen Kontaktdaten, Statistikfelder und arbeitsrelevante Daten passend für jede Einrichtung konfiguriert und erfasst werden (z.B. Allergien, Diagnosen, Impfstatus, ICD-10). 
  • Felder und Listen können im Volltext durchsucht werden und dienen gleichzeitig als Filter für eine vereinfachte Suche und Auswahl.
  • Es stehen viele Feldarten zur Erweiterung der digitalen Klientenakte zur Verfügung: Textfelder, Auswahllisten, Datumsfelder, Dateiuploads und Checklisten.

Einfache Kontaktmöglichkeit

  • In der digitalen Klientenakte könnt ihr Kontaktdaten wie z. B. die Adresse und Telefonnummer hinterlegen. 
  • Mit einem Klick, auch von unterwegs, direkt die Rufnummer wählen oder eine E-Mail mit dem eigenen Programm versenden (z.B. Outlook).
  • Das Adressfeld verlinkt direkt zu Google Maps und erlaubt so eine einfache Navigation zu dem nächsten Termin.

Smartphone, Tablet, PC & Browser

  • Klientenakten können orts- und zeitunabhängig abgerufen werden.
  • DSGVO-konforme Nutzung auf allen Endgeräten.
  • Praktische SODISYS App für Android.

Datensichere Kontaktmöglichkeit mit Pinnwand und Nachrichten

  • Sichere Kommunikation mit Klientinnen und Klienten ist mit dem integrierten Nachrichtensystem möglich. 
  • Wichtige Ereignisse und Informationen können für Klientinnen und Klienten auf der Pinnwand gut sichtbar angezeigt werden und laden zur Interaktion ein.

Zugriffs- und Rechtemanagement

  • Digitale Akten können bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen werden. 
  • Mitarbeitende sehen nur die ihnen zugewiesenen Klientinnen und Klienten, während die Teamleitung alle Klientinnen und Klienten im Blick behalten kann.
  • Digitale Klientenakten werden über das Zuordnungssystem den Einrichtungen oder Projekten einer Organisation spezifisch zugeordnet (z.B. ambulante Maßnahmen und stationäre Hilfen) und Mitarbeitende erhalten wiederum gezielten Zugriff auf jede Zuordnung und sehen nur die für sie relevanten Klientinnen und Klienten.

Genehmigungsmanagement

  • Änderungs- oder Löschanfragen von Stamm- und allgemeinen Daten können über das Genehmigungsverfahren verglichen und freigegeben werden (z.B. Änderung der Adresse, Korrektur einer Diagnose etc.).
  • Klientendaten können vollständig und DSGVO-konform gelöscht oder archiviert werden.

Adressen & Kontakte verknüpfen

  • Mit dem Verbindungstool können Klientinnen und Klienten mit einer Institution (z.B. Jugendämter, Kliniken) und den relevanten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern (z.B. zuständige Sachbearbeiter/in) direkt verknüpft werden. 
  • Alle wichtigen Kontaktdaten der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sind über die Verlinkung jederzeit einfach zur Hand (Raum, Etage, Fax, E-Mail, Telefon).

Digitale Klientenübergabe mit Datenmitnahme

  • Eine Fallübergabe war noch nie so einfach (z.B. von einer Einrichtung in eine andere Einrichtung). 
  • Alle erfassen Daten werden bei einer Übergabe einfach abgeglichen und übernommen. 
  • Gerade bei mehreren Kostenträgern für einen Klienten erleichtert die digitale Klientenübergabe die tägliche Arbeit erheblich.

Statistikauswertungen

  • Auswertungen für Sachberichte und Statistiken (z.B. Alter, Geschlecht, Impfstatus, Diagnosen, Hilfebedarfe etc.) stehen jederzeit zur Verfügung. 
  • Reporte können für die Sachberichte und Statistiken direkt in Excel exportiert werden.

Dokumentenverwaltung

  • Alle Dateien und Dokumente für eure Klientinnen und Klienten sind direkt in der Klientenakte erfasst (z.B. Hilfepläne, Datenschutzerklärungen, Schweigepflichtsentbindungen etc.).
  • Es werden automatisch alle benötigten Dokumentenkategorien bei jeder neuen Klientenakte angezeigt.
  • Die Prüfung von fehlenden Dokumenten findet automatisch mit einer Erinnerung statt.
  • Die Volltextsuche und Filterfunktion hilft, das richtige Dokument jederzeit zur Hand zu haben.

Klienten-Login mit Einladung

  • Digitale Teilhabe ist jetzt mit dem DSGVO-konformen Login für eure Klientinnen und Klienten möglich. 
  • Damit kann die digitale Zusammenarbeit (Dokumente, Termine) und Kommunikation (Pinnwand, Nachrichten) sicher beginnen.

Übersicht aller Einträge im zeitlichen Verlauf

  • Alle Leistungen, Dokumente und Notizen werden in der Übersicht gebündelt dargestellt. 
  • Alle Einträge werden in zeitlicher Abfolge für die gemeinsame Fallarbeit und Fallübergabe dargestellt. So kann vor dem Termin nochmal schnell der letzte Stand nachgesehen werden.

Übersicht aller Verträge mit Stundenkontingent

  • In der Klientenakte befindet sich ebenfalls eine Übersicht des aktuellen Vertrages für ambulante Leistungen (Kostenübernahmen mit Stundenkontingenten).
  • Es wird der aktuelle Stand der Leistungserfassung und das noch verfügbare Stundenkontingent angezeigt.
  • Mit der Exportfunktion bekommt ihr direkt den aktuellen Monatsreport in der richtigen Excelvorlage für die jeweilige Hilfeform.
  • In der Listenansicht werden alle Leistungstermine gemeinsam dargestellt und können gefiltert und im Volltext durchsucht werden.

Gemeinsam in der gleichen Klientenakte arbeiten

  • Alle Mitarbeitenden (auch Leitung und Verwaltung) arbeiten gemeinsam mit einer digitalen Klientenakte. So finden keine Mehrfacherfassungen mehr statt!
  • Die digitale Akte kann über die App oder über den Browser (Chrome, Edge, Firefox) auch orts- und zeitunabhängig aufgerufen und bearbeitet werden.

Klientenliste mit Filter & Suchfunktionen, Export

  • Mit der smarten Filter- und Suchfunktion bekommt ihr auf Knopfdruck eine Übersicht aller relevanten Klientinnen und Klienten. 
  • Die ausgewählten Klientinnen und Klienten können direkt aus der gefilterten Liste in Excel exportiert werden.

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