Softwarelösung für Hilfen zur Erziehung
§§ 27, 28 SGB VIII

Die digitale Zukunft für Erziehungs- und Familienberatung beginnt jetzt!

Mit SODISYS bieten wir euch eine anpassbare Softwareplattform, die allen Ansprüchen an die Hilfen zur Erziehung (§§ 27, 28 SGB VIII – Kinder- und Jugendhilfe) gerecht wird. Endlich haben eure Kolleginnen und Kollegen über einen Login alle für sie relevanten Vorgänge im Blick. Von digitalen Klientenakten über die Leistungserfassung, das Dokumentenmanagement, die Vertragssteuerung, die Termin- und Ressourcenplanung bis hin zu Reporten und Statistiken, versprechen wir euch eine kinderleichte Abbildung eurer täglichen Prozesse. Darüber hinaus haben wir ein einmaliges integriertes Personalmanagementtool entwickelt, mit dem Arbeitszeiten, Urlaube und Krankenmeldungen ganz nebenbei miterfasst werden können. 

In der Zukunft braucht ihr einen Klienten-Login für die digitale Partizipation!

Mit uns wird eure Organisation zukunftssicher. Unser datenschutzkonformer Klienten-Login ermöglicht die Beteiligung eurer Klientinnen und Klienten. Vom eigenen Update der Stammdaten bis zum Dokumentenmanagement mit digitaler Unterschrift, direkter Kommunikation und Informationsaustausch über integriertes Nachrichtensystem und Pinnwand und die vereinfachte Terminfindung und -planung werdet ihr mit SODISYS umsetzen können.

Wir starten gemeinsam mit euch, helfen euch bei den Einstellungen und bei der Schulung eurer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

SODISYS – Digital werden. Sozial bleiben.

Digitale Klientenakte

  • Alle relevanten Informationen über die Kinder und Jugendlichen (Klienten) gebündelt in einer Übersicht. Stamm- und Kontaktdaten sowie personenbezogene Daten (Geschlecht, Alter, Diagnosen, Allergien etc.) sind hier zu finden.
  • Neben Stammdaten können zusätzlich alle wichtigen Kontaktdaten, Statistikfelder und arbeitsrelevante Daten passend für jede Einrichtung konfiguriert und erfasst werden (z. B. Allergien, Diagnosen, Impfstatus).
  • Felder und Listen können im Volltext durchsucht werden und dienen gleichzeitig als Filter für eine vereinfachte Suche und Auswahl.
  • Digitale Akten können bestimmten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugewiesen werden, nur diese haben auf die Akte Zugriff. 
  • Alle Einträge werden in zeitlicher Abfolge für die gemeinsame Fallarbeit und Fallübergabe dargestellt. So kann vor dem Termin nochmal schnell der letzte Stand nachgesehen werden.

Leistungserfassung

  • Der individuelle Maßnahmenkatalog kann je nach Einrichtung angepasst werden. 
  • Für jede Einrichtung und jede Maßnahme können die Arten der Zeiterfassung individuell und passend eingestellt werden, wie z. B. von 8 bis 10 Uhr oder 120 Minuten. 
  • Bei jeder Maßnahme kann zusätzlich eine Protokollvorlage hinterlegt werden, wie z. B. Fragen und Gesprächsleitfäden. Die Vorlagen stellen dabei die Qualitätsstandards eurer Organisation durch eine einheitliche Leistungsdokumentation sicher.
  • Mit der smarten Filter- und Suchfunktion bekommt ihr auf Knopfdruck eine Übersicht aller relevanten Leistungen.

Verträge und Kostenübernahmen

  • Einfach alle Kostenübernahmen (ambulante Verträge) hinterlegen und steuern.
  • Stundenkontingent, Fachleistungssatz, Vertragslaufzeiten und Abrechnungszeitraum (Monat, Quartal, Periode) können für die Kinder und Jugendlichen (Klienten) der Hilfen zur Erziehung individuell eingetragen werden.
  • Steuerung von erfassten Leistungen aller Mitarbeitenden pro Kinder und Jugendlichen (Klienten) und Vertrag (nie wieder zu viele Stunden erfassen oder nicht ausgeschöpfte Kontingente aus dem Blick verlieren).
  • Einfach Rechnungen mit allen relevanten Daten erstellen. (Mit Klientendetails, Rechnungsempfänger, Rechnungsdetails und Logo des Unternehmens)

Dokumentenmanagement

  • Alle Dokumente eurer Klientinnen und Klienten werden zentral abgespeichert.
  • Mit garantiertem DSGVO-konformen Serverstandort in Deutschland und eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag (AV Vertrag) ist der Datenschutz immer gewährleistet.
  • Kategorien anstatt Ordner: Dokumente mithilfe von Kategorien spielend filtern, sortieren und finden.
  • Es können individuelle Kategorien für jede Einrichtung passgenau angelegt werden.
  • Zentrale Dokumentenübersicht mit individueller Zugriffssteuerung für Mitarbeitende.
  • Ihr könnt festlegen, welche Dokumente ihr von euren Klientinnen und Klienten braucht. So fragt das System automatisch bei jeder neuen Akte die benötigten Dokumente ab (z.B. Betreuungsvertrag, Datenschutzerklärung und Schweigepflichtsentbindung).

Termine und Ressourcenplanung

  • Alle Termine eurer Mitarbeitenden in einer Übersicht, mit der Möglichkeit nach Favoriten, einzelnen Mitarbeitenden, Räumen, Fahrzeugen und anderen Ressourcen zu sortieren.
  • Einfache Navigation durch die verschiedenen Kalenderansichten (Planungsübersicht, Terminübersicht und Meine Woche).
  • Einfache Terminplanung mit Datum, Titel, von/bis Zeiten. 
  • Termine können mit Mitarbeitenden, Klientinnen, Klienten und Institutionen verknüpft werden.
  • Einfache Ressourcenplanung für z. B. Fahrzeuge, Räume, virtuelle Räume etc. (Ressourcen können nicht doppelt gebucht werden).

Anfragen und Neufälle

  • Durch das konfigurierbare Anfrageformular mit individuellen Feldern können leicht Neuanfragen gemanagt werden (Link zur Einbettung in Webseite).
  • In einer übersichtlichen Liste werden alle Anfragen sichtbar und können damit unkompliziert weiterverarbeitet werden.
  • Einfach die Anfrage bestätigen oder ablehnen. 

Reporte und Statistiken

Mit nur einem Klick bekommt ihr:

  • Eine Übersicht der Leistungserfassung für alle Klientinnen, Klienten und Mitarbeitenden.
  • Auswertungen für Sachberichte und Statistiken (z.B. Alter, Geschlecht, Impfstatus, Diagnosen, Hilfebedarfe etc.) stehen jederzeit zur Verfügung.
  • Automatisiert eine Statistik der eingetragenen Kontakte erstellen.
  • Alle Statistiken gemäß den Vorgaben des Statistischen Bundesamtes für Hilfen zur Erziehung.

Adressverwaltung

  • Für eine leichtere Organisation der Kontakte, kann eine unternehmensspezifische Zuordnungsliste erstellt werden (z.B. Kostenträger, Angehörige oder Ärzte/Ärztinnen).
  • Mit der smarten Filter- und Suchfunktion bekommt ihr auf Knopfdruck eine Übersicht aller relevanten Kontakte.
  • Alle Kontakte einer oder mehrerer Zuordnungen können zur Weiterverarbeitung in Excel exportiert werden.  
  • Mit dem Dokumentenmanagementsystem können kontaktbezogene Inhalte hochgeladen werden.
  • Eure bestehenden Kontakte können ganz einfach in SODISYS importiert werden.

Personalmanagement

In der Personalakte findet ihr alle relevanten Informationen über eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einen Blick (Persönliche Informationen, Bankverbindung, Notfallkontakt, Lohnabrechnung):

  • Damit alle wesentlichen Informationen in der Personalakte abgefragt werden, können individuelle Felder angelegt werden.
  • Die Arbeitszeitübersicht, Abwesenheiten, Vertragsinformationen und Dokumente werden hier zentral abgespeichert.  
  • Die geplanten Arbeitszeiten können für eure Mitarbeitenden individuell hinterlegt werden.
  • Wenn eure Mitarbeitenden Urlaube anfragen, kann eure Verwaltung mit nur einem Klick darauf reagieren (genehmigen oder ablehnen). 
  • Auch Krankenmeldungen können digital kommuniziert werden. Bei Bedarf kann direkt eine Vertretungsperson angegeben werden, die für den Zeitraum Zugriff auf alle relevanten Daten bekommt. Die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung lässt sich eingescannt oder als Foto in sekundenschnelle einreichen.

Datenschutz und Zugriffssteuerung

  • Mit der feingliedrigen Zugriffssteuerung, behaltet ihr den Datenschutz auch bei vielen Klientinnen und Klienten immer im Blick.
  • Mit garantiertem DSGVO-konformen Serverstandort in Deutschland und eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag (AV Vertrag) ist der Datenschutz immer gewährleistet.

Soziale Arbeit der Zukunft mit eigenem Klienten-Login

  • Für die gemeinsame Arbeit mit euren Klientinnen und Klienten könnt ihr zugriffsbeschränkte Logins bereitstellen.
  • Ihr entscheidet als Organisation, worauf eure Klientinnen und Klienten zugreifen können (z.B. Terminübersicht, Termin anfragen und Beraterin oder Berater auswählen, Dokumente einsehen oder die Stammdaten anpassen).
  • Login mit automatisch generiertem Passwort, danach legen die Klientinnen und Klienten ihr eigenes sicheres Passwort an.
  • Die sichere Kommunikation mit euren Klientinnen und Klienten ist mit dem integrierten, DSGVO-konformen Nachrichtensystem möglich.

Integriertes E-Learning und Kursmanagement

  • Das Modul „E-Learning“ ist ein Kurs-Management-System für Klientinnen/Klienten und Mitarbeitende. 
  • Hier können ganz einfach Kurse mit Text-, Video- und Audioinhalten erstellt werden. 
  • Die Kurse und einzelne Abschnitte können wahlweise mit Multiple-Choice-Tests abgeschlossen werden.
  • Die Kurse können bestimmten Personengruppen zugeordnet werden oder für alle Personen mit einem SODISYS-Zugang eurer Organisation freigeschaltet werden.

Unsere Softwareanwendungen unverbindlich 30 Tage testen!

Jetzt Demo vereinbaren

Digitalisierung geht einfach!

Unser Team beantwortet eure offenen Fragen und hilft euch bei der Einrichtung von SODISYS. Wir kennen eure vielen Fachbereiche und welche Prozesse ihr wie mit SODISYS digitalisieren könnt. Wir freuen uns darauf euch SODISYS vorzustellen!

Jetzt Demo vereinbaren