Presse & Medien

Teil 1 unserer dreiteiligen Reihe zur digitalen Personalakte in sozialen Einrichtungen.

Das Thema digitale Personalakte rückt für soziale Einrichtungen schneller in den Fokus, als vielen lieb ist. Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz wird ab 2027 die digitale Führung bestimmter Personalunterlagen Pflicht. Hinzu kommen das Bürokratieentlastungsgesetz IV, das Nachweisgesetz und das Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung. Wer sich heute keine Gedanken macht, wird im übernächsten Jahr unter Druck stehen.

Aber wer jetzt nur eine Personalsoftware einkauft, um die gesetzlichen Pflichten zu erfüllen, übersieht den eigentlichen Hebel. Denn in der Sozialen Arbeit ist Personalverwaltung nicht losgelöst von Fallarbeit. Mitarbeitendenzeit ist Klient:innenzeit. Wer Vertretung, Dienstplan und Kapazitäten getrennt von Personalakte, Krankmeldung und Arbeitszeit denkt, hat zwei Systeme – und doppelte Arbeit.

Dieser Beitrag ist der erste Teil einer dreiteiligen Reihe und gibt einen Überblick. In den Folgebeiträgen vertiefen wir zwei Themen, die in der Praxis besonders viele Fragen aufwerfen: die Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil und die rechtssichere Umsetzung mit Datenschutz, Mitbestimmung und Aufbewahrungsfristen.

Was eine digitale Personalakte überhaupt ist

Eine digitale Personalakte ist mehr als gescannte Papierakten in einem Cloud-Ordner. Sie ist eine strukturierte Datenbasis für alles, was rund um eine:n Mitarbeitende:n dokumentiert werden muss – von Stammdaten und Arbeitsvertrag über Qualifikationen und Fortbildungen bis hin zu Krankmeldungen, Urlaubsanträgen, Arbeitszeiten und Lohnunterlagen.

Der entscheidende Unterschied zur klassischen Aktenablage liegt darin, dass die Daten strukturiert vorliegen. Sie können automatisiert ausgewertet, an Lohnsysteme übergeben und mit Fristen verknüpft werden. Sie können Erinnerungen auslösen, etwa wenn ein Führungszeugnis erneuert werden muss oder eine Pflichtfortbildung ansteht. Und sie können mit klar definierten Rechten von verschiedenen Personen genutzt werden – von der Personalverantwortlichen über die Teamleitung bis zur Mitarbeitenden selbst, die ihren eigenen Urlaubsanspruch oder ihre Lohnabrechnung einsehen kann.

In Deutschland gibt es keine Pflicht, eine Personalakte überhaupt zu führen. Es gibt aber eine wachsende Zahl von Pflichten, was Inhalte und Aufbewahrung betrifft. Und genau hier wird es ab 2027 verbindlich digital.

Welche gesetzlichen Änderungen jetzt relevant sind

Der Druck zur Digitalisierung kommt aus mehreren Richtungen gleichzeitig. Schon seit 2022 verlangt das überarbeitete Nachweisgesetz, dass Arbeitgeber wesentliche Vertragsbedingungen lückenlos dokumentieren – das hat den Aufwand spürbar erhöht. Im selben Jahr hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass alle Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Wir gehen darauf in Teil 2 dieser Reihe ausführlich ein, weil das Thema in der Sozialen Arbeit mit Schichtdiensten, Rufbereitschaft und mobiler Arbeit besonders komplex ist.

Seit dem 1. Januar 2025 sorgt das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) für Erleichterungen. Für viele Arbeitsverträge, Zeugnisse und Anträge reicht jetzt die Textform – also auch eine E-Mail – statt der bisher geforderten Schriftform mit handschriftlicher Unterschrift. Das vereinfacht den Alltag erheblich. Wichtig ist aber, dass bei elektronischer Übermittlung eine Empfangsbestätigung dokumentiert werden muss. Außerdem gelten Ausnahmen für Branchen mit hohem Schwarzarbeitsrisiko wie das Bauhandwerk oder die Gastronomie.

Ab dem 1. Januar 2027 wird es dann ernst. Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz tritt die Pflicht zur digitalen Führung bestimmter Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen in Kraft. Dazu gehören unter anderem Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Anträge zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Bescheide zur Versicherungspflicht und Nachweise zur Elterneigenschaft. Wer 2027 noch mit Papierakten arbeitet, ist nicht mehr rechtskonform. Und 2027 ist näher als es klingt – realistisch braucht ein Träger 12 bis 18 Monate, um eine sinnvolle Umstellung zu planen, mit der Mitarbeitendenvertretung abzustimmen, zu schulen und einzuführen.

Was die Soziale Arbeit dabei besonders macht

Wer in der Sozialen Arbeit arbeitet, kennt das Muster: Die gängigen Personalsoftware-Anbieter denken in erster Linie an Wirtschaftsunternehmen. Soziale Einrichtungen haben aber eine Reihe von Anforderungen, die in Standard-Tools oft nur halb abgebildet werden – und genau diese Punkte sind es, die in der täglichen Arbeit den Unterschied machen.

Da sind zum einen die erweiterten Führungszeugnisse nach § 72a SGB VIII. In der Kinder- und Jugendhilfe sind sie Pflicht und müssen regelmäßig erneuert werden. Wer das übersieht, riskiert Konsequenzen für die Betriebserlaubnis. Eine Erinnerung im System ist in diesem Fall nicht nice-to-have, sondern Risikomanagement. Ähnlich verhält es sich mit Pflichtfortbildungen und Unterweisungen zu Datenschutz, Kinderschutz, Hygiene oder Erste Hilfe – sie müssen nachgewiesen werden, intern wie auch gegenüber Aufsichtsbehörden und Kostenträgern. In der Eingliederungshilfe kommen darüber hinaus Fachkraftquoten und Qualifikationsnachweise nach BTHG dazu, die ebenfalls dokumentiert sein wollen.

Auch die Arbeitszeitmodelle der Sozialen Arbeit fallen aus dem Rahmen. Schichtdienste, Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienste sind in stationären Einrichtungen, in der Eingliederungshilfe oder in Suchthilfen Alltag. Standard-Zeiterfassungen, die für eine 9-bis-17-Uhr-Welt gebaut wurden, scheitern an dieser Komplexität. Hinzu kommen Tarifverträge wie TVöD-SuE, AVR Diakonie oder AVR Caritas, die Eigenheiten haben, mit denen eine Standardlösung selten umgehen kann – Stufenaufstiege, Jahressonderzahlungen, SuE-Zulagen, Regenerationstage. Wer hier eine Software einsetzt, die nicht für die Branche gemacht ist, pflegt diese Sonderfälle am Ende doch wieder in Excel.

Ein weiterer Punkt ist die Personalsituation. Personalmangel und hohe Fluktuation bedeuten, dass Onboarding und Offboarding in vielen Trägern fast permanent laufen. Wenn jeder neue Vorgang manuell aufgesetzt werden muss, kostet das nicht nur Zeit, sondern führt auch zu Lücken in der Dokumentation – und am Ende der Beschäftigung zu offenen Fragen, was wann gelöscht werden muss. Dazu kommt, dass dezentrale Strukturen die Regel sind, nicht die Ausnahme. Ein Komplexträger mit zehn Standorten braucht Teamleitungen, die für ihr Team Urlaubsanträge freigeben können – aber bitte ohne Zugriff auf Personalakten anderer Standorte oder gar auf Klientenakten.

Und schließlich die Mitbestimmung. In der Sozialwirtschaft ist sie ein zentrales Thema. Mitarbeitendenvertretungen bei kirchlichen Trägern und Betriebsräte bei freien Trägern wirken bei der Einführung von Personalsoftware mit – oft mit eigenen Anforderungen an Transparenz und Datenschutz. Wer das früh einbezieht, kommt schneller voran. Wer es überspringt, verliert Monate. Wir vertiefen diesen Punkt in Teil 3 dieser Reihe.

Der eigentliche Hebel: Personalverwaltung ist nicht losgelöst von Fallarbeit

Hier kommen wir zu dem Punkt, den die meisten Personalsoftware-Anbieter übersehen. In einem Industrieunternehmen ist Personalverwaltung weitgehend losgelöst vom operativen Geschäft. Eine Krankmeldung in der Buchhaltungsabteilung hat keine direkte Auswirkung auf die Produktion am gleichen Tag. Sie wird gemeldet, abgelegt, weiterverarbeitet – und das war’s.

In der Sozialen Arbeit ist das anders. Wenn eine Bezugsbetreuerin morgens krank ist, muss heute jemand zur Klientin. Wenn der Dienstplan im stationären Bereich ein Loch hat, hat das morgen direkte Folgen für die Schicht. Wenn ein neues Teammitglied startet, brauchen die ersten Falleinsätze Vertretungsregeln, Schlüsselzugriffe und Kommunikationswege. Mitarbeitendenzeit ist hier direkt Klient:innenzeit – und genau deshalb erzeugt eine Personalsoftware, die getrennt von der Fachsoftware läuft, Mehrarbeit. Krankmeldungen müssen in zwei Systemen gepflegt werden. Vertretungsregelungen werden händisch übertragen. Kapazitätsplanung passiert in einer Excel-Tabelle, die niemand pflegt. Und am Ende fehlt der Überblick darüber, wie viel Fachleistungszeit das Team eigentlich für die Klient:innenarbeit zur Verfügung hatte.

Was integrierte Personalsoftware konkret bedeutet

„Integriert“ ist ein viel benutztes Wort, das in Verkaufsgesprächen schnell verwässert. Konkret heißt es: Personalverwaltung und Fachsoftware nutzen dieselbe Datenbasis, dieselben Logins und dieselben Berechtigungen. Eine Krankmeldung muss nur einmal erfasst werden – und sie wirkt dann sofort im Dienstplan, in der Terminplanung und in der Kapazitätsübersicht. Niemand gleicht Excel-Listen ab, niemand telefoniert hinterher.

Das schlägt sich auch im Alltag der Mitarbeitenden nieder. Wer morgens per App in die Klientenakte schaut, dort dokumentiert und gleichzeitig seine Arbeitszeit erfasst, einen Urlaubstag beantragt und eine Fortbildungsbescheinigung hochlädt, braucht nicht zwei verschiedene Apps und nicht zwei verschiedene Logins. Der Aufwand sinkt – und die Wahrscheinlichkeit, dass Zeiterfassung und Krankmeldungen zeitnah und sauber passieren, steigt deutlich.

Für die Leitung wird die Übersicht erst dadurch wirklich nutzbar. Im Dashboard ist sichtbar, dass für nächsten Donnerstag eine Vertretung gefunden werden muss, weil zwei Mitarbeitende gleichzeitig im Urlaub sind. Die Verwaltung exportiert am Monatsende die Stundenkonten direkt für die Lohnvorbereitung. Die Geschäftsführung sieht über Standorte hinweg, wo Engpässe entstehen, ohne dass jemand erst Listen zusammenkopieren muss. Niemand trägt etwas zweimal ein – das ist der Punkt, an dem aus Pflichterfüllung tatsächliche Entlastung wird.

Der Realitäts-Check: Was Träger jetzt konkret tun können

Wer das Thema in den nächsten Monaten angehen will, sollte mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme beginnen. Welche Personaldaten liegen wo? Welche Prozesse passieren in welchem Tool? Wo gibt es Doppelpflege, wo entstehen Medienbrüche, was wird heute schon digital gemacht und was nicht? Diese Bestandsaufnahme ist die Basis für jede weitere Entscheidung – und sie wird oft unterschätzt, weil viele Träger erstmal von einem Gesamtbild ausgehen, das es so nicht gibt.

Der zweite Schritt ist die Einbeziehung der Mitbestimmungsgremien. MAV oder Betriebsrat sollten von Anfang an mit am Tisch sitzen, denn eine Betriebsvereinbarung später nachzuverhandeln ist deutlich aufwendiger, als sie gemeinsam zu entwickeln. In vielen Fällen ist die MAV nicht der Bremsklotz, als der sie manchmal wahrgenommen wird – sie wird oft zum besten Multiplikator, wenn sie früh eingebunden wird und ihre Anforderungen mitbestimmen kann.

Erst dann lohnt sich, konkrete Anforderungen an die Software zu formulieren. Welche Tarifregelungen müssen abgebildet werden? Welche Schnittstellen werden gebraucht – zur Lohnbuchhaltung, zu DATEV, zu einem externen Lohnbüro? Wie viele Standorte und Teamebenen sollen abgebildet werden? Diese Fragen helfen später bei der Anbieter-Auswahl. Im Verkaufsgespräch werden viele Tools versprechen, alles zu können. Die entscheidende Frage ist, ob sie das auch in eurer Branche und mit euren tariflichen Besonderheiten beweisen können – oder ob ihr Sonderlogiken außerhalb des Systems pflegen müsst.

Am Ende steht die Migration. Bestandsakten, Papier, ausgeschiedene Mitarbeitende, Aufbewahrungsfristen – die Umstellung ist mehr als ein Software-Wechsel. Sie ist ein Aktenmanagement-Projekt, das Zeit und Disziplin verlangt. Wer hier zu schnell durchläuft, baut sich neue Probleme auf, statt alte zu lösen.

Worauf ihr bei der Auswahl achten solltet

Bevor ihr euch für eine Lösung entscheidet, lohnt es sich, dem Anbieter ein paar konkrete Fragen zu stellen, die im Verkaufsgespräch nicht von selbst kommen. Sind Personal- und Klientenverwaltung im selben System – oder sind das zwei verschiedene Tools, zwischen denen Daten manuell hin und her wandern? Können Teamleitungen Rechte für ihr Team bekommen, ohne Zugriff auf Klientenakten zu haben? Funktioniert die Software mobil – auch für Mitarbeitende, die nicht im Büro arbeiten, sondern im ambulanten Dienst, in der Suchtberatung oder in der Familienhilfe?

Genauso wichtig: Sind Erinnerungen für wiederkehrende Pflichten wie Führungszeugnis, Unterweisungen und Fortbildungen Teil des Systems – oder muss das jemand händisch nachhalten? Können Tarifregelungen abgebildet werden, oder müssen Sonderlogiken außerhalb der Software gepflegt werden? Sind Krankmeldungen und Abwesenheiten direkt mit dem Dienstplan und der Terminplanung verknüpft, oder ist das ein separater Prozess? Und nicht zuletzt: Was passiert mit den Daten am Monatsende? Geht der Export für die Lohnabrechnung automatisch raus, oder muss jemand Listen zusammenkopieren?

Wenn ihr bei mehreren dieser Fragen „manuell“ oder „extra Tool“ antworten müsst, lohnt es sich, die Architektur grundsätzlich zu hinterfragen. Eine isolierte Personalsoftware bringt euch durch 2027 – aber sie löst die eigentlichen Probleme nicht.

Unser Fazit

Die gesetzlichen Änderungen bis 2027 sind ein guter Anlass, das Thema digitale Personalakte anzugehen. Aber sie sind nicht der Grund, warum sich die Investition lohnt. Der Grund liegt im Alltag: in der Krankmeldung, die heute morgen reinkommt; in der Vertretung, die jemand finden muss; im neuen Teammitglied, das nächste Woche startet; in der Statistik, die zum Quartalsende fertig sein soll.

Wer Personalsoftware als isoliertes Compliance-Tool einkauft, wird genau das bekommen: ein weiteres System, das gepflegt werden muss. Wer sie als integrierten Teil der täglichen Arbeit denkt, gewinnt etwas Wertvolleres – Übersicht, Reaktionsfähigkeit und Zeit. In der Sozialen Arbeit ist das mehr als Effizienz. Es ist die Voraussetzung dafür, dass Kapazitäten dort ankommen, wo sie gebraucht werden: bei den Menschen, mit denen wir arbeiten.

In den nächsten beiden Teilen dieser Reihe gehen wir in die Tiefe. Teil 2 beschäftigt sich mit der Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil – ein Thema, das in der Sozialen Arbeit besondere Tücken hat. Teil 3 widmet sich dem rechtssicheren Aufsetzen der digitalen Personalakte, von Datenschutz und Mitbestimmung bis zu Aufbewahrungsfristen und Migration.

Bei SODISYS ist die Personalsoftware kein Zusatzmodul, sondern ein integrierter Teil derselben Plattform, in der auch Klientenakten, Dokumentation und Abrechnung laufen. Gleicher Login, gleiche Datenbasis, mobil verfügbar. Wenn ihr wissen wollt, wie das in eurer Einrichtung aussehen könnte, sprecht uns gern an.