Weg von den Papierbergen – bereit für ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem, das mitdenkt?

Unser Dokumentenmanagementsystem hilft euch im Handumdrehen endlich eine moderne Verwaltung aller Dokumente und Dateien mit euren Klientinnen und Klienten zu organisieren. Alle Dokumente werden DSGVO-konform und sicher gespeichert und kategorisiert und sind damit jederzeit einfach wieder auffindbar.

Die eingebaute Steuerung von Dokumenten hilft euch, dass keine wichtigen Unterlagen wie die Datenschutzerklärung oder eine Schweigepflichtsentbindung vergessen werden. Mit dem eingebauten Vorlagensystem können für jede Einrichtung und für jede Kategorie immer die aktuelle Vorlage zentral hinterlegt werden. Und das ist erst der Anfang. Nachdem die Verwaltung eurer bisherigen Dokumente, wie Word, PDF oder Excel Dateien sich in Kategorien einfach organisieren lassen, könnt ihr im zweiten Schritt Dokumente direkt mit unserem digitalen Briefpapier erstellen und sogar digital unterschreiben lassen.

So erstellt ihr in Zukunft die Stellungnahme mit klientenspezifischen Daten und der richtigen Adresse direkt in eurem SODISYS!

Smarte Dokumente und Dateien – kategorisieren, steuern, erstellen, signieren

Alle Dateien und Dokumente an einem datengeschützen Ort

  • Die Informationen eines Klienten sind automatisch zentral abgespeichert.
  • Mit garantiertem DSGVO-konformen Serverstandort Deutschland und eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag (AV Vertrag) ist der Datenschutz immer gewährleistet.

Eure bekannte Ordnerstruktur für jeden Klienten neu gedacht und vereinfacht

  • Kategorien anstatt Ordner. Dokumente mithilfe von Kategorien, spielend filtern, sortieren und finden.
  • Es gibt die Möglichkeit, alle benötigten Kategorien jeder Einrichtung passgenau anzulegen.
  • In Bezug auf Qualitätsmanagement ganz neue und passende Prozesse entwickeln und damit qualitativ bessere Entscheidungen treffen.

Dokumentenerfassung jederzeit und von jedem Ort

  • Einfach unterwegs auf alle Dokumente zugreifen.
  • Dateien können direkt vom Smartphone hochgeladen werden und beim Klienten abgespeichert werden.

Dokumentensuche endlich einfach und übersichtlich

  • Dokumente können nach Begriffen komplett durchsucht werden (Volltextsuche)
  • Mit Filtern, Sortieren von Listen und Kategorisierung von Dokumenten erhält man einfach eine Übersicht über alle passenden und verfügbaren Dokumente. Mit dem richtigen Filter & der passenden Sortierung erhalten ihr eine noch nie dagewesene Übersicht über eure Dateien.

Dokumentenmanagement jetzt maßgeschneidert

  • Mit eigenen Erweiterungen wie zum Beispiel dem Vorlagenmanager im Dokumentenupload können wir neue Maßstäbe im Qualitätsmanagement definieren.
  • Mit der neuen Abbildung der Ordnerstruktur einer Einrichtung durch individuelle Kategorien finden sich Mitarbeiter wie gewohnt zurecht.

Dokumentensteuerung leicht gemacht

  • Ihr könnt festlegen, welche Dokumente in einer digitalen Akte benötigt werden und so wird jedem neuen Klientenprofil automatisch eine Liste aller benötigten Dokumente hinzugefügt, wie zum Beispiel der Betreuungsvertrag, die Datenschutzerklärung und die Schweigepflichtsentbindung.
  • Für jede Einrichtung können individuell Erinnerungen und Vorlagen eingestellt werden.
  • Mit einem Klick kann ab sofort sichergestellt werden, ob für einen Dokumententyp ein Dateiupload wichtig ist. (z.B. bei einem Vertrag mit Originalunterschrift).

Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter der Einrichtung definieren

  • Zentrale Dokumentenübersicht mit individueller Zugriffssteuerung für Benutzer und Benutzerrollen (Wer darf was sehen?).
  • Gerade für Mitarbeiter in einer Leitungs- oder Verwaltungsrolle können sich so einen schnellen Überblick über alle hinzugefügten Dateien und Dokumente einer Einrichtung verschaffen.

Dokumentenmangement der Zukunft schon heute erleben

  • Dokumente werden direkt auf dem eigenen digitalen Briefpapier als PDF erstellt werden und in der Klientenakte automatisch abgelegt.
  • Klientenspezifische Daten können mit einem Klick aus der digitalen Akte direkt aufs digitale Papier übernommen werden. (z.B. Geburtsdatum, Aktenzeichen, Adresse usw.).
  • Die Anschriftsdaten können ebenso mit einem Klick aus der Adressverwaltung aufs digitale Papier übernommen werden (Jugendamt, Jobcenter, Eltern usw.).

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