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Teil 2 unserer dreiteiligen Reihe zur digitalen Personalakte in sozialen Einrichtungen. (Link zu Teil 1: Digitale Personalakte)

Seit September 2022 hat die Arbeitswelt in Deutschland eine neue Spielregel. Mit seinem viel zitierten Urteil hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Nicht ab einer bestimmten Größe. Nicht für bestimmte Branchen. Sondern flächendeckend.

Für viele soziale Einrichtungen war das ein Schock. Vertrauensarbeitszeit, individuelle Absprachen, kollegiale Lösungen – das gehört in der Sozialen Arbeit oft zur Kultur. Und plötzlich heißt es: stempeln. Wer das so versteht, übersieht aber, was das Urteil tatsächlich verlangt – und welche Chance darin steckt, wenn man Zeiterfassung richtig denkt. Denn richtig gemacht ist Zeiterfassung kein Misstrauensvotum, sondern ein Werkzeug, von dem alle profitieren: Mitarbeitende, Leitungen und am Ende auch die Klient:innen.

In diesem zweiten Teil unserer Reihe schauen wir uns an, was das BAG-Urteil konkret bedeutet, wo die Soziale Arbeit aus dem Standardraster fällt und wie eine Zeiterfassung aussehen kann, die wirklich zum Alltag passt. Im Vorgängerbeitrag ging es um die digitale Personalakte als Ganzes. Im dritten und letzten Teil widmen wir uns Datenschutz, Mitbestimmung und Aufbewahrungsfristen.

Was das BAG-Urteil konkret verlangt

Das Urteil vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) hat eine Pflicht klargestellt, die schon vorher europäisch im Raum stand. Der Europäische Gerichtshof hatte bereits 2019 entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen – das BAG hat diese Pflicht für Deutschland aus § 3 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet.

Konkret bedeutet das vier Dinge: Die Arbeitszeit muss objektiv erfasst werden, also nicht nur als Schätzung. Sie muss verlässlich erfasst werden, also fälschungssicher. Sie muss zugänglich sein, sowohl für Mitarbeitende als auch für Aufsichtsbehörden. Und sie muss tagesaktuell erfasst werden, nicht erst rückwirkend zum Monatsende. Wie genau das technisch passiert, lässt das Urteil offen. Es muss kein elektronisches System sein. Theoretisch reicht auch ein Stundenzettel auf Papier. Praktisch wird das in der Sozialen Arbeit niemand wollen.

Ein gesetzliches Update ist seit Längerem in Arbeit – ein Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes liegt vor, ist aber noch nicht verabschiedet. Bis dahin gilt das BAG-Urteil als Maßstab. Wer wartet, bis die Details im Gesetz stehen, verschiebt nur das Unvermeidliche.

Wo die Soziale Arbeit aus dem Standardraster fällt

Wer in einer Verwaltung von 9 bis 17 Uhr arbeitet, hat es einfach. Eine Stempeluhr am Eingang, eine App auf dem Telefon, fertig. In der Sozialen Arbeit ist das anders – und genau hier scheitern Standardlösungen.

Da sind zum einen die Schichtdienste in stationären Einrichtungen, in der Eingliederungshilfe oder in Suchthilfen. Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, Wochenendschicht – jede mit eigenen Zuschlägen, Pausenregelungen und Übergaben. Eine Software, die das nicht in ihrer DNA hat, scheitert daran, weil sie für eine andere Welt gebaut wurde. Ähnlich verhält es sich mit Rufbereitschaft und Bereitschaftsdiensten. Hier gibt es Zeiten, in denen jemand abrufbar sein muss, und Zeiten, in denen tatsächlich gearbeitet wird – und beides muss unterschiedlich erfasst und vergütet werden. Wer das in einer Standardlösung abbildet, baut sich endlose Sonderlogiken.

Dann ist da die mobile Arbeit. In ambulanten Diensten, in der Suchtberatung, in der Familienhilfe oder im Allgemeinen Sozialdienst arbeitet ein erheblicher Teil der Mitarbeitenden den ganzen Tag im Auto, im Café oder bei den Klient:innen zu Hause. Eine Stempeluhr im Büro hilft hier niemandem. Was hier funktioniert, ist eine App, mit der man unterwegs ein- und auschecken kann – idealerweise mit Geo-Pin, damit die Einsatzorte nachvollziehbar sind, ohne dass jemand am Abend rückwirkend rekonstruieren muss, was er den Tag über gemacht hat.

Und schließlich die Tarifverträge. TVöD-SuE, AVR Diakonie und AVR Caritas haben jeweils ihre eigenen Logiken zu Arbeitszeit, Pausen, Zuschlägen und Höchstgrenzen. Was in der einen Einrichtung als Bereitschaftsdienst gilt, ist in der anderen vielleicht Rufbereitschaft. Was hier mit einem 60-Prozent-Satz vergütet wird, läuft dort über Pauschalen. Eine Software, die diese Regelwerke nicht abbildet, zwingt die Verwaltung in monatliche Excel-Korrekturen.

Arbeitszeit ist nicht gleich Fachleistungszeit

Hier kommt ein Punkt, der in Standardlösungen meistens komplett fehlt – und der für die Sozialwirtschaft entscheidend ist. In der Industrie ist Arbeitszeit eine Größe: die Zeit zwischen Einchecken und Auschecken, abzüglich Pausen. In der Sozialen Arbeit gibt es zwei verschiedene Zeitarten, die parallel relevant sind.

Da ist zum einen die Arbeitszeit im klassischen Sinn – die Zeit, für die der Träger lohnpflichtig ist. Das ist die Größe, die das BAG-Urteil meint und die ans Arbeitsschutzgesetz gekoppelt ist. Sie wird gegenüber der Mitarbeitendenvertretung dokumentiert und ist die Basis für die Lohnabrechnung. Daneben gibt es die Fachleistungszeit – also die Zeit, die direkt am und mit den Klient:innen verbracht wird. Sie ist die Basis für Nachweise gegenüber Kostenträgern und für die Abrechnung. Sie ist meist nur ein Teil der gesamten Arbeitszeit, weil Vor- und Nachbereitung, Teamsitzungen, Supervision, Dokumentation und Fortbildung dazwischenliegen.

Wer eine Zeiterfassung einsetzt, die nur Arbeitszeit kennt, hat das Bild nicht komplett. Wer eine Lösung nutzt, die nur Leistungszeit erfasst, erfüllt das BAG-Urteil nicht. Beides muss möglich sein – und idealerweise sollte es im selben System laufen, damit man am Ende des Monats nicht zwei Auswertungen abgleichen muss. Eine integrierte Lösung kann hier zeigen: Mitarbeiterin X war diese Woche 38 Stunden im Dienst, davon 24 Stunden im direkten Klientenkontakt. Diese Zahl ist Gold wert – für die Steuerung, für die Verhandlung mit Kostenträgern, für die Personalplanung.

Was die Tarifverträge dazu sagen

Die Tarifverträge der Sozialwirtschaft regeln Arbeitszeit detaillierter, als viele meinen. Im TVöD-SuE gibt es klare Regelungen zu wöchentlicher Arbeitszeit, Bereitschaftsdiensten, Pausen und Zuschlägen. AVR Diakonie und AVR Caritas haben jeweils eigene Regelwerke mit teils deutlich anderen Logiken – etwa bei der Vergütung von Nachtarbeit, bei Regenerationstagen oder bei der Bewertung von Bereitschaftszeiten als Arbeitszeit.

Das BAG-Urteil sagt nicht, wie genau diese Tarifregelungen technisch umzusetzen sind. Aber es zwingt Träger, sich zu fragen, ob ihre aktuelle Erfassung diese Logiken überhaupt sauber abbildet. Wer SuE-Zulagen oder AVR-spezifische Regelungen heute in einer Excel-Tabelle nachpflegt, hat schon vor dem BAG-Urteil ein Problem gehabt – das Urteil macht es nur sichtbarer. Eine gute Software bildet diese Regelwerke ab, ohne dass jemand am Monatsende mit einer Tabellenkalkulation und einem Tarifvertrag-Buch sitzt.

Vertrauensarbeitszeit – muss man das jetzt aufgeben?

Eine Frage, die uns in Trägergesprächen besonders oft begegnet: Bedeutet das BAG-Urteil das Ende der Vertrauensarbeitszeit? Die Antwort ist: nein. Aber es bedeutet, dass Vertrauensarbeitszeit anders gedacht werden muss als bisher.

Vertrauensarbeitszeit heißt nicht, dass keine Zeit erfasst wird. Sie heißt, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit selbstverantwortlich gestalten – wann sie arbeiten, wo sie arbeiten, wie sie ihre Pausen einteilen. Das BAG-Urteil verlangt nicht, dass jemand die Mitarbeitenden überwacht. Es verlangt, dass die Zeit dokumentiert wird – und das kann durchaus die Mitarbeitende selbst tun. Eine App, mit der man morgens einen Knopf drückt, mittags die Pause erfasst und abends auscheckt, erfüllt die Anforderungen. Niemand schaut der Person über die Schulter. Aber am Ende der Woche steht in der Akte, was gearbeitet wurde – und das ist die Pflicht des Arbeitgebers.

Was sich ändern muss, ist der Umgang mit der Erfassung selbst. Wer bisher pauschal „8 Stunden pro Tag“ auf den Stundenzettel geschrieben hat, ohne die tatsächlichen Zeiten zu erfassen, war auch unter alter Rechtslage nicht ganz sauber. Mit dem BAG-Urteil ist das nicht mehr haltbar. Aber wer eine moderne, mobile, einfach zu bedienende Erfassung einführt, behält die Vertrauensarbeitszeit weitgehend bei – und gewinnt die Rechtssicherheit dazu, die ohnehin nötig ist.

Wer profitiert eigentlich davon?

Hier kommen wir zu einem Punkt, der in der ganzen Diskussion oft untergeht. Echte, saubere Zeiterfassung wird schnell als Belastung empfunden – als Eingriff, als Misstrauensvotum, als zusätzliche Pflicht. Tatsächlich ist sie aber für alle Beteiligten ein Gewinn, wenn sie richtig umgesetzt wird.

Mitarbeitende profitieren am meisten. Sie haben endlich einen verlässlichen Nachweis über ihre tatsächlich geleistete Arbeit – inklusive Überstunden, die heute oft im Sand verlaufen. Wer seine Stunden korrekt erfasst, hat ein klares Argument im Gespräch über Belastung, über Aufgabenverteilung, über Zeitausgleich. Studien zeigen seit Jahren, dass in sozialen Berufen erhebliche unbezahlte Mehrarbeit geleistet wird. Eine saubere Erfassung macht diese Realität sichtbar – und ist damit oft die Voraussetzung für faire Korrekturen.

Teamleitungen gewinnen Steuerungsmöglichkeit. Sie sehen, wie die Belastung im Team verteilt ist, wo Überlastung entsteht, wo Kapazitäten frei sind. Das ist die Basis für eine gute Dienstplanung – und für rechtzeitige Gespräche, bevor jemand ausfällt.

Geschäftsführung und Verwaltung bekommen Planungssicherheit. Welche Kapazitäten stehen tatsächlich zur Verfügung? Wo entstehen Überstunden, die später ausgeglichen werden müssen? Wie sieht das Verhältnis von Arbeitszeit zu Fachleistungszeit aus, also: wie viel von der bezahlten Zeit kommt tatsächlich bei den Klient:innen an? Diese Fragen kann nur eine saubere Zeiterfassung beantworten – und sie sind die Basis für jede ernsthafte Verhandlung mit Kostenträgern.

Mitarbeitendenvertretungen und Betriebsräte bekommen ein Instrument zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben. Sie sehen Arbeitszeitverstöße, Belastungsmuster, Überstunden, die sich aufbauen. Ohne saubere Erfassung können sie ihre Aufgabe nicht erfüllen.

Und schließlich profitieren auch die Klient:innen. Klingt indirekt, ist aber direkt: Wenn sichtbar wird, dass eine Bezugsbetreuerin Woche für Woche zehn Stunden über ihrem Soll liegt, kann darauf reagiert werden – durch Vertretung, Aufgabenverteilung, Personalaufstockung. Das verhindert Burnout, Fluktuation und Versorgungslücken. Wer das verhindert, sorgt dafür, dass die Beziehungen, die in der Sozialen Arbeit das Wichtigste sind, stabil bleiben.

Wie eine sinnvolle Zeiterfassung in der Sozialen Arbeit aussieht

Das BAG-Urteil schreibt nicht vor, mit welcher Technik gearbeitet werden muss. Es muss kein elektronisches System sein, theoretisch reicht ein Stundenzettel auf Papier. Praktisch ist das in der Sozialen Arbeit aber keine Option – nicht in einem mobil arbeitenden Team, nicht bei Schichtdiensten über mehrere Standorte, nicht angesichts der Tarifkomplexität. Eine sinnvolle Lösung muss bestimmte Eigenschaften mitbringen.

Sie muss mobil sein. Mitarbeitende im ambulanten Dienst können nicht ins Büro fahren, um sich einzuchecken. Eine App auf dem Diensthandy oder dem privaten Handy ist Standard. Sie muss schnell sein. Eine Erfassung, die zwei Minuten kostet, wird vergessen. Ein Wisch und ein Tap reichen, mehr nicht.

Sie muss flexibel sein. Pausen, Schichtwechsel, Dienstreisen, Bereitschaft, Rufbereitschaft – all das muss abbildbar sein, idealerweise ohne dass die Mitarbeitenden sich erst ein Handbuch durchlesen müssen. Sie muss tariffest sein. Wer SuE-Zulagen, Nachtarbeit, Wochenendzuschläge oder Regenerationstage hat, braucht eine Software, die das automatisch berechnet – nicht manuell.

Und sie muss integriert sein. Wenn eine Krankmeldung erfasst wird, wirkt sie sofort im Dienstplan und in der Kapazitätsplanung. Wenn jemand eine Klientenleistung dokumentiert, kann das System die Zeit gleich der Fachleistungszeit zuordnen. Eine isolierte Zeiterfassung neben der Fachsoftware bringt zwar BAG-Konformität, schafft aber keine Entlastung – sie verdoppelt nur die Eingaben.

Was Mitbestimmungsgremien zu Recht fordern

Die Einführung einer Zeiterfassung ist nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig. In Einrichtungen mit Mitarbeitendenvertretung gilt nach den jeweiligen MAVO-Regelungen Vergleichbares. Das ist keine Formalie – es bedeutet, dass MAV oder Betriebsrat einer Einführung zustimmen müssen, sobald die Software Verhaltenskontrolle ermöglicht. Und Zeiterfassung ermöglicht das per Definition.

Was Mitbestimmungsgremien zu Recht fordern, ist Transparenz. Welche Daten werden erfasst? Wer hat Zugriff darauf? Werden die Daten zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle herangezogen, oder nur zur Lohnabrechnung und zur Kapazitätsplanung? Wie lange werden die Daten gespeichert? Können Mitarbeitende ihre eigenen Daten einsehen und bei Fehlern korrigieren?

In vielen Trägern wird die MAV als Bremse wahrgenommen. Tatsächlich ist sie oft die Verbündete – wenn sie früh einbezogen wird. Eine Betriebsvereinbarung oder Dienstvereinbarung, die zusammen mit der MAV erarbeitet wird, schafft Akzeptanz im Team. Eine Software, die nachträglich eingeführt wird, ohne Einbindung, erzeugt Misstrauen, das später schwer wieder einzufangen ist. Wir vertiefen die Datenschutz- und Mitbestimmungsfragen im dritten Teil dieser Reihe.

Der Realitäts-Check: Wo die meisten Träger heute stehen

Nach unserer Erfahrung aus vielen Trägergesprächen gibt es drei typische Ausgangslagen.

Manche Träger arbeiten noch mit Papier-Stundenzetteln. Mitarbeitende notieren ihre Zeiten handschriftlich, geben den Zettel monatlich in der Verwaltung ab, dort wird es manuell in Excel übertragen. Diese Lösung ist nach BAG-Urteil nicht mehr haltbar – sie ist weder verlässlich noch zugänglich noch tagesaktuell. Hier besteht akuter Handlungsbedarf.

Andere Träger nutzen Excel-Vorlagen, die Mitarbeitende selbst ausfüllen. Das ist besser als Papier, aber nur knapp. Die Vorlagen sind nicht fälschungssicher. Sie sind nicht tagesaktuell, weil viele Mitarbeitende sie erst zum Monatsende rückwirkend ausfüllen. Und sie liefern keine integrierten Auswertungen. Auch hier ist der Schritt zu einer richtigen Lösung dringend.

Die dritte Gruppe nutzt eine separate Zeiterfassungssoftware – eine Stempeluhr-App, ein einzelnes Tool für die Lohnvorbereitung. Das ist ein Schritt in die richtige Richtung, hat aber das Silo-Problem, das wir im ersten Teil dieser Reihe beschrieben haben. Die Zeiten liegen in einem System, die Klientenarbeit in einem anderen. Was am Ende des Monats verglichen werden müsste, wird in der Praxis selten verglichen – weil die Zeit dafür fehlt.

Ein integrierter Ansatz, in dem Arbeitszeiterfassung, Fachleistungszeit, Dienstplan und Klientendokumentation zusammenlaufen, ist heute der einzige Weg, der gleichzeitig BAG-konform ist und tatsächlich Entlastung schafft.

Worauf ihr bei der Auswahl achten solltet

Wenn ihr aktuell überlegt, eine neue Zeiterfassung einzuführen oder eine bestehende abzulösen, lohnen sich ein paar Fragen, die im Verkaufsgespräch nicht von selbst kommen. Lässt sich die Zeit mobil erfassen, mit einer App, die wirklich für die Arbeit unterwegs gemacht ist – und nicht eine Notlösung mit einem schlecht skalierenden Web-Formular? Werden Schichtmodelle, Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaft als eigene Kategorien abgebildet, mit den richtigen Pausenregelungen und Zuschlägen?

Ist es möglich, zwischen Arbeitszeit und Fachleistungszeit zu unterscheiden – und beides parallel zu erfassen, ohne dass Mitarbeitende zwei Eingaben machen müssen? Wirken Krankmeldungen und Abwesenheiten direkt in den Dienstplan und in die Kapazitätsplanung, oder muss das jemand händisch übertragen? Können Tarifregelungen wie TVöD-SuE oder die jeweiligen AVR-Regelungen abgebildet werden, mit Zuschlägen, Höchstgrenzen und Pausenlogiken?

Und schließlich: Wie sieht die Mitbestimmungsfähigkeit aus? Können die Daten klar getrennt werden in das, was für Lohn und Steuerung gebraucht wird, und das, was Verhaltenskontrolle wäre? Lassen sich Auswertungen so konfigurieren, dass sie den Anforderungen einer Dienstvereinbarung entsprechen?

Wenn ihr bei mehreren dieser Fragen nicht sofort eine klare Antwort bekommt, ist das ein Warnsignal. Nicht jede Software muss alles können – aber sie sollte transparent sagen, was sie nicht kann, damit ihr eine informierte Entscheidung treffen könnt.

Unser Fazit

Das BAG-Urteil ist kein Schreckgespenst. Es ist eine Klärung, die aus Sicht des Arbeitsschutzes überfällig war – und die in der Sozialen Arbeit, einer Branche mit hohem Arbeitsdruck und chronischer Mehrarbeit, dringend gebraucht wird. Die Frage ist nicht, ob Zeiterfassung eingeführt werden muss. Sie wird eingeführt, ob aus rechtlicher Pflicht oder aus eigener Überzeugung. Die Frage ist, wie sie eingeführt wird.

Wer Zeiterfassung als Stempeluhr 2.0 versteht, wird auf Widerstand stoßen und keinen Mehrwert schaffen. Wer sie als integriertes Werkzeug versteht, mit dem Mitarbeitende ihre Arbeit selbstverantwortlich dokumentieren und Leitungen Steuerungsmöglichkeit gewinnen, gewinnt mehr als nur Rechtssicherheit. Die Daten, die so entstehen, sind eine Grundlage für faire Personalpolitik, für ehrliche Verhandlungen mit Kostenträgern und für eine Arbeitsorganisation, die nicht auf dem Rücken der Mitarbeitenden ausgetragen wird.

Im dritten und letzten Teil dieser Reihe geht es um das Thema, das mit der Zeiterfassung untrennbar verbunden ist: Datenschutz, Mitbestimmung und Aufbewahrungsfristen. Wer eine Personalsoftware einführt, sammelt automatisch sensible Daten – und muss wissen, wie damit umzugehen ist.

Bei SODISYS ist die Arbeitszeiterfassung kein separates Modul, sondern Teil derselben Plattform, in der auch Klientenakten, Dokumentation und Dienstplan laufen. Mitarbeitende können mobil ein- und auschecken, Krankmeldungen wirken direkt in Dienstplan und Terminplanung, Tarifregelungen lassen sich abbilden – und die Mitbestimmungsgremien können sicher sein, dass Verhaltenskontrolle technisch ausgeschlossen ist. Wenn ihr wissen wollt, wie das in eurer Einrichtung aussehen könnte, sprecht uns gern an.