Dokumentenmanagement
Dokumenten-
management
Weg von den Papierbergen – endlich ein Dokumentenmanagement, das mitdenkt.
Aktenschränke voller Ordner, Dokumente auf lokalen Rechnern, und niemand merkt, wenn die Schweigepflichtsentbindung fehlt – bis die Prüfung ansteht. Mit dem integrierten Dokumentenmanagement von SODISYS legt ihr alle Unterlagen DSGVO-konform an einem Ort ab, findet sie in Sekunden wieder – und das System steuert aktiv mit: Es erinnert euch an fehlende Pflichtdokumente, bevor sie zum Problem werden.
Integriertes Dokumentenmanagement – starke Features für deinen Alltag.
Keine fehlenden Unterlagen mehr – das System erinnert euch
Ihr legt fest, welche Dokumente eine Akte braucht – Betreuungsvertrag, Datenschutzerklärung, Schweigepflichtsentbindung. Jede neue Klientenakte bekommt automatisch die passende Liste, und SODISYS erinnert fristbasiert oder ereignisbasiert, solange etwas fehlt. Sobald hochgeladen, verschwindet die Erinnerung – Schluss mit Prüfungsstress.
Finden statt suchen – auch bei Vertretung
Kategorien statt verschachtelter Ordner: Dokumente werden filterbar, sortierbar und per Volltextsuche durchsuchbar. Wer vertritt oder einspringt, findet sofort das richtige Dokument – ohne zu wissen, in welchem Ordner es vor Monaten abgelegt wurde.
Eure gewohnte Ordnerstruktur – nur einfacher
Admins legen je Organisationseinheit sinnvolle Kategorien vor – Verträge, Berichte, Einverständniserklärung. So findet jedes Team dieselbe Logik vor und Mitarbeitende finden sich wie gewohnt zurecht, aber ohne den Wildwuchs gewachsener Ordner.
Dokumente dort, wo sie hingehören – im Kontext
Jedes Dokument liegt da, wo es gebraucht wird: in der Klientenakte, der Personalakte oder im Organisationsbereich. Kein Suchen über getrennte Ablagen, keine lokalen Dateien auf Einzelrechnern. Das Dokument ist Teil des Falls, nicht ein loser Anhang.
Alle Dokumente dabei – und neue direkt per Handy erfassen
Mit der SODISYS-App greift ihr unterwegs auf alle Dateien zur Akte zu – im Rahmen eurer Rechte, ob beim Hausbesuch oder zwischen zwei Terminen. Und neue Unterlagen erfasst ihr sofort: Dokument oder Beleg einfach mit dem Handy abfotografieren und direkt bei der Klientin oder dem Klienten abspeichern. So landet nichts mehr im Papierstapel fürs Büro.
Höchst sensibel, höchst sicher – Serverstandort Deutschland
Dokumente sind das Sensibelste, was ihr verwaltet. Deshalb liegt alles DSGVO-konform mit Serverstandort Deutschland und eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Über Rollen und Zugriffsrechte steuert ihr genau, wer welche Dokumente sehen darf – Leitung und Verwaltung behalten den Überblick.
Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement:
Du willst sehen wie euer Dokumentenmanagement konkret aussehen könnte?
Teil eurer Gesamtlösung
Das Dokumentenmanagement steht nicht für sich – es greift in der SODISYS-Gesamtlösung mit den anderen Bereichen ineinander. Dokumente entstehen und liegen dort, wo gearbeitet wird.
Teil der Klientenakte. Dokumente sind Teil von Verlauf und Fallarbeit, nicht eine getrennte Ablage.
Brücke zur Abrechnung. Vorlagen, Rechnungsanhänge und Nachweise nutzen dieselbe Dokumentlogik – der Kostenträger-Nachweis hängt direkt als PDF an der Rechnung.
Auch für Personal. Personalakten nutzen dieselbe Ordner- und Erinnerungslogik für HR-Dokumente.