Digitales
Personalmanagement.

Arbeitszeit, Urlaube, Dienstplanung und Personalakten für den sozialen Bereich

Sofort einsatzbereit für euer Personalmanagement:

Viele soziale Einrichtungen kämpfen mit unübersichtlichen Excel-Listen und fehleranfälligen manuellen Berechnungen im Arbeitszeitkonto. Überstunden, Soll-Stunden und Ist-Zeiten sind oft schwer nachvollziehbar und führen zu Rückfragen im Team.

SODISYS digitalisiert das Arbeitszeitkonto, berechnet Zeiten automatisch und sorgt für volle Transparenz über Arbeitsstunden, Überstunden und Abweichungen in Echtzeit.

Urlaubsanträge per E-Mail oder Papier führen schnell zu Chaos, fehlender Übersicht und Doppelbuchungen im Team. Gleichzeitig fehlt oft eine klare Darstellung von Resturlaub und genehmigten Abwesenheiten.

Mit SODISYS als Software für Urlaubskonten verwaltest du Urlaubsansprüche digital, genehmigst Anträge direkt im System und siehst alle Abwesenheiten übersichtlich im Kalender.

Dienstpläne werden häufig kurzfristig geändert und sind nicht zentral verfügbar, was zu Abstimmungsproblemen und Unsicherheiten im Team führt. Vertretungen und Ausfälle sind schwer koordinierbar.

SODISYS ermöglicht eine digitale Dienstplanung, bei der Einsätze, Vertretungen und Abwesenheiten automatisch zusammengeführt werden und jederzeit aktuell einsehbar sind.

Wichtige Mitarbeiterdokumente sind oft in Ordnern, E-Mails oder verschiedenen Systemen verteilt und schwer auffindbar. Datenschutz und Zugriffsrechte sind dabei häufig unklar geregelt.

Mit der digitalen Personalakte in SODISYS werden alle Dokumente zentral gespeichert, sicher verwaltet und rollenbasiert zugänglich gemacht.

Die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten kostet Zeit, ist fehleranfällig und wird im stressigen Arbeitsalltag oft unvollständig geführt. Besonders im Außendienst fehlt eine einfache mobile Lösung.

SODISYS bietet eine digitale Zeiterfassung, die direkt mit Terminen und Tätigkeiten verknüpft ist und sowohl mobil als auch im Büro einfach genutzt werden kann.

Leitungen fehlt häufig ein klarer Überblick darüber, wie ausgelastet Mitarbeitende sind oder wo Kapazitäten fehlen. Entscheidungen basieren oft auf Bauchgefühl statt auf Daten.

Mit SODISYS erhältst du eine zentrale Übersicht über Auslastung, Arbeitszeiten und Kapazitäten, sodass du dein Team gezielt steuern und besser planen kannst.

All-in-One online Software für Personalmanagement in sozialen Einrichtungen.
100% flexibel und anpassbar.

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Ohne SODISYS habt ihr…

Mögliche Prozessprobleme in eurem Personalmanagement

In sozialen Einrichtungen werden Arbeitszeiten, Urlaube, Dienstpläne und Personalunterlagen oft in verschiedenen Systemen, Excel-Listen oder auf Papier verwaltet. Das führt zu Mehraufwand, fehlender Transparenz und erschwert die Abstimmung im Team sowie die Steuerung durch die Leitung.

  • Urlaubslisten in Excel oder Papier
  • Arbeitszeitkonten, die niemand versteht
  • Dienstpläne, die ständig geändert werden
  • keine Übersicht über Überstunden
  • Personalakten verteilt in Ordnern oder Laufwerken

Mit SODISYS statt HR-Tools

Mit dem integrierten digitalen Ökosystem

Mit SODISYS werden Dokumentation, Leistungen und Teilhabeplanung zentral in einem System erfasst. Alle Informationen sind übersichtlich verfügbar und unterstützen eine klare Zusammenarbeit sowie eine einfache Abrechnung.

  • Digitale Urlaubsverwaltung mit der SODISYS App inkl. Antrag und Genehmigung
  • Automatisiertes und transparentes Arbeitszeitkonto in SODISYS
  • Zentrale, live aktualisierte Dienstplanung über die SODISYS App
  • Klare Echtzeit-Übersicht über Überstunden und Auslastung in SODISYS
  • Zentrale digitale Personalakte in SODISYS mit sicheren Zugriffen

Klient+

Digitale Klientenakte.

10,00€

je Lizenz pro Monat*

Mit Klient+ organisierst du alle Klienten.
Dokumentationen und Nachweise zentral und transparent. Perfekt für soziale Einrichtungen, Beratungsstellen und Jugendhilfeträger, die ihre Arbeit digital strukturieren wollen.

Fusion+

Alles vereint. Alles vernetzt.

17,00€ 14,50 €

je Lizenz pro Monat*

Fusion+ kombiniert Klient+ und Team+ zu einer einheitlichen Plattform.
So laufen Klientenarbeit und Personalprozesse nahtlos zusammen – für weniger Aufwand, mehr Transparenz und durchgängige Abläufe.

Team+

Digitales Personalmanagement.

7,00€

je Lizenz pro Monat*

Mit Team+ digitalisierst du die gesamte Personalorganisation – von der Zeiterfassung bis zur Urlaubsplanung.
Ideal für Träger und Einrichtungen mit Teams, Schicht- und Vertretungsplanung.

Datenschutz und Sicherheit

Der Schutz sensibler Klientendaten hat bei SODISYS höchste Priorität. Alle Daten werden über eine sichere SSL Verbindung übertragen und die Datenbank verschlüsselt gespeichert. Unsere Systeme orientieren sich am Sicherheitsstandard BSI C5 und werden in einem ISO zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben, sodass eure Daten jederzeit sicher und geschützt sind.

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STEP Jugendhilfe e.V.

Schon nach kurzer Zeit hat sich gezeigt, dass wir so viele Fehlerquellen und Informationsverluste vermeiden können.

Wir sind sehr zufrieden mit dem Konzept und dem modularen Aufbau, der es uns ermöglicht, auch sehr verschiedenen Anforderungen z.B. an
die Dokumentationsvorgaben zu erfüllen.

Wir weiten den Einsatz von SODISYS kontinuierlich in der Organisation aus.

PORTA-VITA UG

Wir nutzen SODISYS als Kinder- und Jugendhilfeträger und sind durchweg zufrieden mit der Zusammenarbeit. Die Ein- und Überführung zu SODISYS klappte zügig. Der Kundensupport ist hierbei schnell und unkompliziert zu erreichen.

Neue Updates nehmen zudem immer wieder zeiteffiziente und sinnvolle Neuerungen mit auf, sodass vor allem gerade dies einer der Gründe war, weshalb wir uns für SODISYS entschieden haben.

Das digitale Ökosystem für die Soziale Arbeit

SODISYS ist das digitale Ökosystem für soziale Organisationen, die weniger Tool Chaos und mehr Klarheit im Alltag wollen. Statt Excel, Papier, E Mail, Kalender und Einzellösungen zu kombinieren, bündelt SODISYS Klientenarbeit, Personalprozesse, Dokumente, Termine, Kommunikation, Abrechnung, Aufgaben und Wissen in einem System.
Das Ergebnis ist eine gemeinsame Datenbasis, die Mitarbeitende entlastet und Leitung sowie Verwaltung jederzeit auswertbar macht.

Klientenmanagement

Digitale Klientenakte für Stammdaten, Verlauf, Dokumentation, Hilfeplanziele und Teamarbeit. Felder und Masken passen sich euren Hilfeformen an.

Personalmanagement

Digitale Personalakte, Arbeitszeit, Abwesenheiten, eAU Prozesse (Krankenmeldungen) und Lohnvorbereitung, inklusive Teamleitungsrechten.

Dokumentenmanagement

Strukturierte Ablagen in Akten und Organisationsbereichen. Ordnerlogik, Erinnerungen, digitale Signaturen und Vorlagen machen Dokumente steuerbar statt nur speicherbar.

Termine & Ressourcen

Kalender mit Personen, Räumen und Ressourcen, direkt mit Akten verknüpft. Bestätigungen und Benachrichtigungen reduzieren Abstimmungsaufwand.

Information & Kommunikation

DSGVO konforme Kommunikation mit digitaler Pinnwand, Direktnachrichten und Umfragen, inklusive integrierter Sprachübersetzung.

Wissensmanagement & E-Learning

Interne Kurse, Unterweisungen, Onboarding Inhalte und Wissen, das in der Organisation bleibt.

Abrechnung & Rechnungswesen

Verträge, Kontingente, Abrechnungslogik, Nachweise und E-Rechnungen mit DATEV Schnittstelle als durchgängiger Prozess.

Aufgaben & Projekte

Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fortschritt und Teamarbeit ohne Zusatztools.

Vertrauen und Datenschutz

SODISYS ist für sensible Sozialdaten gebaut. Du steuerst Zugriffe über Rollen, Organisationseinheiten und fallbezogene Freigaben. So bleibt Datenschutz im Alltag praktikabel.

Sichere Online Zugänge

Sichere Zugänge für Klienten und Mitarbeitende mit sauberer Rechte Logik (es braucht keine eigene Email) und eingebauter Kommunikation mit Sprachübersetzung.

SODISYS ist die Gesamtlösung für eure Organisation

SODISYS ist modular. Du aktivierst nur, was du wirklich brauchst, und kannst jederzeit erweitern.
Wichtig ist der Ökosystem Gedanke: Die Module arbeiten nicht nebeneinander, sondern miteinander. Dadurch wird aus täglicher Dokumentation automatisch eine verlässliche Grundlage für Steuerung, Statistik und Abrechnung.

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SODISYS mit allen Geräten nutzen

SODISYS kann einfach über jeden Internet-Browser sicher genutzt werden.

Zur Vereinfachung kann SODISYS WebApp mit allen Funktionen auf dem Desktop und auf dem Smartphone installiert werden.

Die SODISYS App aus dem Google Play – und Apple Store gibt es als kompakte Version für die wichtigsten Prozesse (Kommunikation, Dokumentation und Akteneinsicht) für alle Mitarbeitenden und Klienten dazu.

Aus der Praxis entwickelt

Aus der Motivation, die Dokumentation und Abrechnung bei einem Träger der Kinder- und Jugendhilfe stark zu vereinfachen, wurde SODISYS mit vielen unterschiedlichen Organisationen über die Jahre ständig weiterentwickelt.

Unser Team setzt sich aus Sozialarbeitern, Sozialmanagern, Wirtschaftsingenieuren, Administratoren, Entwicklern und Designern zusammen.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, jeder Organisation mit ihren Mitarbeitenden und Klienten durch digitale Prozesse konsequent Zeit zu sparen.

Immer mit unserem Motto: Digital werden. Sozial bleiben.

Die wichtigsten Fragen beantwortet:

SODISYS ist eine digitale Plattform für Organisationen der Sozialen Arbeit. Mit der Software könnt ihr Klientenakten führen, Dokumentationen erstellen, Leistungen erfassen, Termine organisieren und Rechnungen erstellen. Viele Einrichtungen nutzen SODISYS, um ihre Arbeit übersichtlich zu dokumentieren und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Statt Informationen in verschiedenen Excel Tabellen, Word Dokumenten oder Papierakten zu verwalten, arbeitet ihr in einer zentralen digitalen Umgebung. Dadurch sind alle wichtigen Informationen zu Klientinnen und Klienten jederzeit auffindbar und nachvollziehbar dokumentiert.

SODISYS wird von vielen unterschiedlichen Einrichtungen der Sozialen Arbeit genutzt. Dazu gehören zum Beispiel Beratungsstellen, ambulante Hilfen zur Erziehung, Frauenhäuser, therapeutische Einrichtungen, Jugendhilfeangebote oder Projekte im Bereich Integration und Migration.

Das System lässt sich flexibel an unterschiedliche Arbeitsformen anpassen. Egal ob ihr mit Klientenakten, Projekten, Maßnahmen oder Gruppenangeboten arbeitet – eure fachlichen Abläufe können im System abgebildet werden.

Viele Einrichtungen starten mit einer kostenlosen Testphase von 14 Tagen. In dieser Zeit könnt ihr das System kennenlernen und erste Klientenakten oder Dokumentationen anlegen. Dadurch bekommt ihr ein Gefühl dafür, wie SODISYS in eure Arbeitsabläufe passt.

Die vollständige Einführung hängt vor allem von der Größe der Organisation und den gewünschten Funktionen ab. Erfahrungsgemäß dauert die Implementierung zwischen einigen Tagen und wenigen Wochen. Während dieser Zeit begleiten wir euch bei der Einrichtung und unterstützen euch bei der Strukturierung eurer Daten.

Eine digitale Klientenakte sorgt dafür, dass alle Informationen zu einem Fall an einem Ort gespeichert sind. Fachkräfte können jederzeit nachvollziehen, welche Gespräche stattgefunden haben, welche Maßnahmen geplant sind und welche Dokumente bereits erstellt wurden.

Das erleichtert die Zusammenarbeit im Team erheblich. Gleichzeitig reduziert ihr doppelte Dokumentation und spart Zeit bei der Suche nach Informationen. Auch für Berichte, Fallbesprechungen oder Hilfeplanverfahren sind alle relevanten Daten schnell verfügbar.

In der digitalen Klientenakte könnt ihr alle relevanten Informationen zu euren Klientinnen und Klienten erfassen. Dazu gehören Stammdaten, Kontaktdaten, Dokumentationen von Gesprächen, Termine, Maßnahmen, Diagnosen oder wichtige Dokumente.

Darüber hinaus können individuelle Felder ergänzt werden, sodass ihr eure fachlichen Anforderungen abbilden könnt. Viele Einrichtungen nutzen die Akte auch für Hilfepläne, Verlaufsdokumentationen oder interne Notizen.

SODISYS hilft euch dabei, eure fachliche Arbeit strukturiert zu dokumentieren. Fachkräfte können Termine, Gespräche und Maßnahmen direkt in der Klientenakte festhalten. Dadurch entsteht automatisch ein nachvollziehbarer Verlauf der Unterstützung.

Das erleichtert sowohl die interne Zusammenarbeit als auch die Kommunikation mit Kostenträgern oder Kooperationspartnern. Gleichzeitig reduziert ihr den Aufwand für Dokumentation, da viele Informationen nur einmal erfasst werden müssen.

Ja. SODISYS ermöglicht es euch, auf Basis der dokumentierten Leistungen automatisch Leistungsnachweise und Rechnungen zu erstellen. Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Arbeit, die sonst oft mit Excel Tabellen oder separaten Programmen erledigt wird.

Viele Einrichtungen nutzen diese Funktion, um Abrechnungen schneller und fehlerfreier zu erstellen. Besonders bei Fachleistungsstunden oder projektbezogenen Leistungen spart ihr dadurch viel Zeit.

Leistungen können direkt im Zusammenhang mit einem Termin oder einer Maßnahme dokumentiert werden. Fachkräfte tragen beispielsweise ein Beratungsgespräch, einen Hausbesuch oder eine Gruppenleistung ein. Diese Informationen werden automatisch mit der Klientenakte verknüpft.

Dadurch entsteht gleichzeitig eine fachliche Dokumentation und eine Grundlage für spätere Auswertungen oder Rechnungen. Einrichtungen behalten so jederzeit den Überblick über ihre erbrachten Leistungen.

SODISYS enthält ein integriertes Kalendersystem für Termine und Besprechungen. Termine können einzelnen Klienten, Projekten oder Mitarbeitenden zugeordnet werden. Dadurch wird sichtbar, welche Aktivitäten geplant sind und wer beteiligt ist.

Das erleichtert die Koordination innerhalb von Teams. Gleichzeitig könnt ihr Termine direkt mit Dokumentationen oder Leistungen verbinden, sodass alle Informationen zusammengeführt werden.

Neue Anfragen können direkt im System erfasst und verwaltet werden. Einrichtungen können zum Beispiel Erstkontakte, Wartelisten oder Aufnahmeprozesse abbilden. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Anfragen eingegangen sind und wie der aktuelle Stand ist.

Auch die interne Zuweisung an Mitarbeitende kann direkt im System erfolgen. Das sorgt für transparente Prozesse und verhindert, dass Anfragen verloren gehen.

Ja. Viele Einrichtungen übernehmen ihre bisherigen Daten aus Excel Tabellen oder anderen Programmen. Dadurch müssen wichtige Informationen nicht erneut eingegeben werden.

Beim Import unterstützen wir euch dabei, eure bestehenden Daten sinnvoll zu strukturieren. So könnt ihr schnell mit euren vorhandenen Klientendaten weiterarbeiten und gleichzeitig von den neuen digitalen Funktionen profitieren.

Eure Dokumente werden sicher auf Servern in Deutschland gespeichert, die DSGVO-konform sind. Ihr könnt Dokumente kategorisieren und so effizient verwalten und abrufen.

Der Schutz sensibler Klientendaten hat bei SODISYS höchste Priorität. Alle Daten werden über sichere SSL Verbindungen übertragen und verschlüsselt gespeichert. Zusätzlich wird die Plattform in einem ISO zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben.

Die Sicherheitsarchitektur orientiert sich an anerkannten Standards wie dem BSI C5. Dadurch wird sichergestellt, dass eure Daten jederzeit geschützt sind.

Der Zugriff auf Informationen wird über ein Rollen und Berechtigungssystem gesteuert. Ihr könnt festlegen, welche Mitarbeitenden bestimmte Klientenakten sehen oder bearbeiten dürfen.

So stellt ihr sicher, dass sensible Informationen nur für diejenigen sichtbar sind, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das ist besonders wichtig für den Datenschutz in sozialen Einrichtungen.

SODISYS ermöglicht verschiedene Auswertungen und Berichte direkt nach Excel. Ihr könnt zum Beispiel Fallzahlen, Leistungsstunden oder Aktivitäten nach Projekten analysieren.

Diese Statistiken helfen euch bei internen Auswertungen oder Berichten an Kostenträger. Viele Einrichtungen nutzen sie auch für Qualitätsmanagement oder Projektberichte.

Ja. SODISYS ist webbasiert und kann auch direkt aus Apple Store und Google Playstore als App heruntergeladen werden. Fachkräfte können Dokumentationen oder Leistungen auch unterwegs erfassen, zum Beispiel nach einem Termin.

Das erleichtert besonders die Arbeit im ambulanten Bereich. Informationen und Unterschriften können direkt vor Ort eingetragen werden und müssen später nicht erneut übertragen werden.

lle Daten werden regelmäßig automatisch gesichert. Dadurch können Informationen im Notfall wiederhergestellt werden. Die Datensicherung erfolgt innerhalb der sicheren Infrastruktur des Rechenzentrums.

Zusätzlich sorgen technische Sicherheitsmaßnahmen dafür, dass Daten vor Verlust oder unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Beim Start begleiten wir euch bei der Einrichtung des Systems. Gemeinsam strukturieren wir eure Datenbank, richten Klientenakten ein und passen die Leistungserfassung an eure Arbeitsweise an.

Zusätzlich bieten wir Schulungen und Hilfsmaterialien für eure Mitarbeitenden. Dadurch können Teams schnell lernen, wie sie mit der Software arbeiten.

Ja. SODISYS ist nicht nur im Browser nutzbar, sondern auch als native App für iOS und Android verfügbar. Ihr könnt die App direkt im Apple App Store oder im Google Play Store herunterladen und euch mit eurem bestehenden Zugang anmelden.

Die App ermöglicht es Fachkräften, auch unterwegs auf wichtige Informationen zuzugreifen. Termine, Klientenakten oder Dokumentationen können direkt mobil eingesehen oder ergänzt werden. Besonders im ambulanten Bereich oder bei Hausbesuchen erleichtert das die Dokumentation und spart Zeit im Arbeitsalltag.

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